Cómo dibujar un diagrama BPMN

Anota el evento que inicia el proceso y luego cada forma distinta en que puede terminar. No los pasos: los extremos. Lleva dos minutos y ahí es donde están los desacuerdos.

"Recruiting" no es un proceso. "From an approved vacancy to a live advert" sí lo es: tiene un disparador y un final declarado, así que dos personas ya pueden discutir barato sobre si la preselección va dentro, antes de que se haya dibujado nada.

Nombra más de un evento de fin si el proceso tiene más de un resultado. Un proceso que puede rechazarse y no muestra el rechazo como final es un proceso sobre el que el diagrama miente.

Antes de cualquier forma, escribe los pasos como una lista sencilla, cada uno un verbo y un objeto: write advert, review wording, post advert. La regla de nombrado está haciendo trabajo aquí, no imponiendo estilo.

• Un sustantivo suelto - Advert - esconde si está escrito, revisado o publicado.
• Una forma pasiva - Advert is reviewed - esconde quién lo revisa, que es justamente la pregunta que el pool tendrá que responder después.
• Un nombre que contiene and son dos tareas, o es un subproceso. Sepáralo ahora, mientras es una línea de texto y no una caja con cuatro aristas colgando.

Un pool, de izquierda a derecha, del evento de inicio al de fin, sin ninguna compuerta. Es la figura de la cabecera de este artículo, y debería parecer demasiado simple: de eso se trata.

El camino feliz es la espina de la que cuelga todo lo demás, y dibujarlo solo obliga a resolver la pregunta de qué pasa normalmente antes que la de qué pasa de vez en cuando. Los diagramas construidos al revés suelen tener tres ramas de excepción y ninguna línea principal clara, que es como un diagrama de procesos acaba sin que lo lea nadie.

Mantenlo en una sola línea horizontal. Doblar el camino principal por una esquina para que quepa en la página le cuesta más al lector que un diagrama ancho.

Ahora pregunta, en cada paso, qué más puede ocurrir. Cada respuesta es una compuerta, y el marcador que lleva dentro es toda la decisión:

• Exactamente un camino: compuerta exclusiva, el rombo con una X.
• Todos los caminos, siempre: compuerta paralela, el más. Recuerda que la unión espera a todas las ramas.
• Uno o más, según: compuerta inclusiva, el círculo. Potente y la más fácil de bloquear, así que equilibra cada separación con su unión.
• Lo que ocurra primero: compuerta basada en eventos. No decide nada, espera.

Luego añade los bucles, porque este es el paso que la gente se salta. Si el trabajo puede devolverse, dibuja el flujo de vuelta a la tarea que se repite, no a la compuerta que detectó el problema. Los cinco rombos al completo y cuándo es correcto cada uno están en compuertas BPMN.

Un segundo pool es caro: el flujo de secuencia no puede cruzar la frontera de un pool, así que todo lo que va entre los dos se convierte en un mensaje y el diagrama crece a lo alto. Paga ese precio por una sola razón: hay un participante al que no controlas y al que no puedes dar instrucciones.

Un cliente, un proveedor, una pasarela de pago, un portal de empleo: eso son pools. Tus propios departamentos no. Finanzas y jurídico trabajan para la misma organización y el flujo de secuencia tiene que poder correr entre ellos, así que son carriles dentro de un pool.

Cuando añadas uno, plantéate dejarlo vacío. Un pool plegado dice que los mensajes se conocen y el interior no, que suele ser la posición honesta y sigue siendo cierta cuando la otra parte cambia su forma de trabajar.

Rápidas, mecánicas, y entre las cinco cazan casi todo lo que se tuerce:

1. Todo camino llega a un evento de fin. Sigue cada rama con el dedo. Un camino que se detiene en una tarea es un token varado para siempre.
2. Toda separación tiene su unión. Sobre todo las paralelas y las inclusivas: un par desequilibrado es la forma estándar de bloquear un proceso.
3. Toda tarea es un verbo y un objeto. Los nombres que fallan aquí son los pasos que nadie ha pensado a fondo.
4. Ningún flujo de secuencia cruza la frontera de un pool. Un vistazo a lo largo de cada línea de frontera.
5. Lo ha leído alguien que hace el trabajo. Esta encuentra más defectos que las otras cuatro juntas, y es la única que caza un diagrama internamente perfecto que describe el proceso equivocado.

Cinco procesos completos construidos así están en ejemplos BPMN, y cada símbolo usado por el camino está indexado en la referencia de símbolos BPMN.